هات تپ به صرف یکسری گام‌های فنی و اجرایی که منتهی به ایجاد یک انشعاب جدید می‌شود قابل تقلیل نیست. مجریان عملیات که با چنین دیدی وارد پروسه‌ی ارائه خدمات هات تپ شود حین کار مشکلات زیادی گریبان‌گیر وی خواهد شد. جلب رضایت کارفرما صرفاً بمعنای تحویل یک خروجی فنی مناسب به وی نیست، بلکه به این معناست که کارفرما حین انجام کار با کمترین میزان حاشیه و وقایع  پیش‌بینی نشده مواجه شود. تمامی لوازم، ابزارآلات، خدمات، طرح‌ها و... باید پیش از شروع کار گرم شناسایی و مسیر دسترسی به آن‌ها با کارفرما هماهنگ شده باشند، در غیر این صورت کار به حاشیه‌های بالایی برخواهد خورد و طبیعتاً بخشی از تمرکز کارفرما و مجری عملیات هات تپ را درگیر خود خواهد کرد.

از این رو برخی مواردی که پیش از آغاز کار باید بین مجری هات تپ و کارفرما هماهنگی و تصمیم‌گیری شده باشد بشرح زیر اعلام می‌شود. بدیهی است به این لیست موارد زیادی می‌توان افزود:

-         مجوز کار هات تپ صادر شده باشد.

-         ترجیح بر آن است که سازنده اسپلیت تی یا هر اتصالی که قرار است مورد استفاده قرار گیرد همان مجری عملیات هات تپ باشد، اما در غیر این صورت، فرایند ساخت و نصب اسپلیت تی باید توسط یک پیمانکار دارای حداقل 10سال سابقه‌ی کار مرتبط انجام شود.

-         مجری عملیات هات تپ باید دارای سابقه‌ی خوب در انجام هات تپ بوده و حداقل 5 گواهی حسن انجام کار به عنوان حسن سابقه از کارفرمایان قبلی دریافت کننده سرویس هات تپ دریافت کرده باشد.

-         پیمانکار هات تپ باید تمامی ابزارها و قطعات یدکی تخصصی ویژه‌ی کار هات تپ را با خود داشته باشد.

-         تمامی جوشکاران و سازندگان اسپلیت تی باید دارای گواهینامه‌های جوش معتبر، و دارای تجربه و سابقه در این زمینه باشند.

-         پیش از آغاز کار، تمامی دستورالعمل‌ها و چک‌لیست‌های جوشکاری و انجام کار گرم هات تپ باید در دسترس مهندسین کارفرما قرار گرفته شده باشد و به تأییدشان رسیده باشد.

-         اتصالات خط لوله جدید باید پیش از هات تپ مورد تست هیدرواستاتیک قرار بگیرند تا در شرایط تحت فشار، میزان مقاومت خود در مقابل نشتی را نشان دهند.

-         پیش از شروع کار ترجیح بر آن است که پیمانکار هات تپ طی جلساتی شرح کار خود را به کارفرما انتقال داده و ضمن استفاده از نظرات کارفرما، رضایت وی در خصوص توجیه فنی عملیات را جلب کند. این جلسات حکم دفاع از طرح را دارد.

-         کلیه‌ی تجهیزات و ابزارآلات مورد نیاز کار که می‌بایست از طرف کارفرما تهیه شوند باید پیش از آغاز کار به وی اعلام شده باشند. برق و آب، ابزار کار، وسایل ایمنی، دستگاه‌های جوش و برش و... از جمله این موارد هستند.  

-         باید در دستور کارها و جلسات، ترتیبات لازم در خصوص محل اسکان و تسهیلات مناسب مجریان هات تپ بحث و توافق شود. از آن‌جا که هات تپ جزو فرایندهای ویژه در خطوط لوله می‌باشد تسهیلات مناسب برای نیروی کار بخشی از الزامات عملیات انشعاب گرم هات تپ می‌باشد.